HR-Prozesse ganzheitlich automatisieren – von Stammdaten zu durchgängigen Abläufen
- Benjamin Dombrowsky
- Jan 7
- 2 min read
HR-Prozesse enden selten in der Personalabteilung. Onboarding, Offboarding oder organisatorische Änderungen betreffen immer auch IT, Fachbereiche und häufig das Management. In vielen Unternehmen werden diese Abläufe dennoch über E-Mails, Listen und manuelle Übergaben gesteuert – mit wenig Transparenz und hohem Abstimmungsaufwand.
Gemeinsam mit einem Kunden aus der Branche der erneuerbaren Energien haben wir gezeigt, wie sich HR-Prozesse mit Jira Service Management Cloud strukturiert, automatisiert und abteilungsübergreifend umsetzen lassen.
HR-Daten als Auslöser statt als Ablage
Im Zentrum der Lösung steht eine einfache Idee: HR-Stammdaten sind nicht nur Dokumentation, sondern der Startpunkt für Prozesse.
Die bestehende HR Suite wurde an Jira Service Management angebunden. Mitarbeiterdaten werden automatisiert in JSM Assets synchronisiert und bilden dort eine zentrale, aktuelle Datenbasis. Änderungen an diesen Assets – etwa Eintritt, Austritt oder Rollenwechsel – lösen automatisch Folgeaktivitäten aus.
Klare Trennung, gemeinsame Grundlage
HR, IT und Fachbereiche arbeiten jeweils in eigenen Jira-Bereichen mit ihren fachlichen Workflows und Automationen. Gleichzeitig greifen alle auf dieselben Asset-Daten zu. So entstehen:
automatisierte Onboarding- und Offboarding-Prozesse
klar zugeordnete Aufgaben ohne manuelle Übergaben
vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit über alle Beteiligten hinweg
Mehrwert in der Praxis
Für den Kunden bedeutet die Lösung vor allem eines: Stabilität bei Wachstum. Prozesse starten zuverlässig, Informationen sind konsistent und Rückfragen zwischen Abteilungen werden deutlich reduziert. Gleichzeitig bleibt die Lösung flexibel und erweiterbar – etwa für weiterführende Automatisierungen im Umfeld von Benutzer- und Berechtigungsmanagement.
Mehr Details im Referenzbericht
Die vollständige Projektbeschreibung inklusive Ausgangssituation, Lösungsansatz und konkretem Nutzen haben wir in einem ausführlichen Referenzbericht zusammengefasst:
Fazit: Die Anbindung einer HR Suite an Jira Service Management ist kein reines IT-Thema. Sie schafft eine gemeinsame Basis für HR, IT und Fachbereiche – transparent, skalierbar und praxistauglich.
