HR-Prozesse ganzheitlich automatisieren

Ausgangslage

Das Unternehmen aus dem Bereich der erneuerbaren Energien ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Neue Mitarbeitende, organisatorische Veränderungen und standortübergreifende Teams führten dazu, dass HR-, IT- und Fachbereichsprozesse immer enger miteinander verzahnt waren – organisatorisch jedoch weiterhin getrennt abliefen.

Typische Herausforderungen waren:

• HR-Stammdaten wurden in einer zentralen HR Suite gepflegt, aber nicht systematisch weiterverwendet

• Onboarding- und Offboarding-Prozesse wurden über E-Mails, Listen und manuelle Abstimmungen gesteuert

• IT und Fachbereiche erhielten Informationen häufig zu spät oder unvollständig

• Eine durchgängige Dokumentation und Historie über alle beteiligten Abteilungen hinweg fehlte

Das Ziel war klar: HR-Ereignisse sollten automatisch strukturierte, nachvollziehbare Prozesse in HR, IT und Fachbereichen auslösen – ohne Medienbrüche.

Zielsetzung des Projekts

Gemeinsam mit D4Digital sollten folgende Ziele erreicht werden:

• Aufbau einer zentralen, verlässlichen Datenbasis für HR-relevante Informationen

• Automatisierte Ableitung von Onboarding-, Offboarding- und Change-Prozessen

• Klare Trennung der fachlichen Zuständigkeiten bei gleichzeitig enger Verzahnung

• Volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten

• Skalierbarkeit für weiteres Unternehmenswachstum

Lösungsansatz

Als zentrale Plattform wurde Jira Service Management Cloud gewählt – insbesondere wegen der Kombination aus Assets (CMDB), Automationen und der Möglichkeit, mehrere Fachbereiche miteinander kollaborieren zu lassen.

1. HR Suite → Jira Service Management Assets

Über ein individuell entwickeltes Python-Skript wurden die relevanten Mitarbeiterdaten aus der HR Suite regelmäßig in Jira Service Management Assets synchronisiert. In Assets entstand damit ein stets aktuelles Abbild aller Mitarbeitenden inklusive:

• Eintritts- und Austrittsdaten

• Organisation und Standort

• Rolle, Unternehmen und weitere HR-Attribute

Diese Assets bilden die Single Source of Truth für alle Folgeprozesse.

2. Asset-getriggerte Prozesse statt manueller Übergaben

Änderungen an Mitarbeiter-Assets lösen automatisiert Prozesse aus:

• Onboarding: Neue Assets erzeugen automatisch Vorgänge in HR, IT und den zuständigen Fachbereichen.

• Offboarding: Austrittsdaten stoßen frühzeitig strukturierte Offboarding-Prozesse an.

• Changes: Rollen- oder Standortwechsel, Elternzeit oder vergleichbare Änderungen führen automatisch zu Folgeaktivitäten.

3. Trennung nach Fachlichkeit – verbunden über Daten

HR, IT, Fachbereiche und Management arbeiten jeweils in eigenen Jira-Bereichen. Jede Einheit nutzt:

• eigene Workflows

• eigene Automationen

• eigene Checklisten und Formulare

Gleichzeitig sind alle Vorgänge logisch miteinander verknüpft, da sie auf denselben Asset-Daten basieren. Eine vollständige Transparenz und Zusammenarbeit aller notwendigen Akteure ist damit jederzeit sichergestellt.

4. Fachspezifische Automationen

Neben zentralen Automationen auf Asset-Ebene wurden in den einzelnen Jira-Bereichen gezielt Automationen umgesetzt, unter anderem:

• automatisches Anhängen passender Checklisten und Formulare

• Benachrichtigungen bei definierten Meilensteinen

• automatisches Setzen und Aktualisieren von Feldern

• Übergaben zwischen HR, IT und Fachbereichen ohne manuelle Eingriffe

Ergebnis und Nutzen

Nach der Einführung der Lösung ergaben sich klare Verbesserungen:

• Transparenz: Alle HR-Maßnahmen und Folgeaufgaben sind vollständig dokumentiert und historisch nachvollziehbar.

• Verlässlichkeit: On- und Offboarding-Prozesse starten automatisch und rechtzeitig – ohne Abhängigkeit von Einzelpersonen.

• Entlastung der Fachbereiche: Weniger Rückfragen, weniger Abstimmungen, klar definierte Zuständigkeiten.

• Skalierbarkeit: Die Lösung funktioniert auch bei weiterem Wachstum stabil und nachvollziehbar.

• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: HR, IT und Fachbereiche arbeiten strukturiert zusammen – auf Basis einer gemeinsamen Datenquelle.

Erweiterung: Anbindung interner Systeme über den Jira Edge Connector

Auf Basis dieser Architektur wird die Lösung aktuell erweitert. Geplant ist die Nutzung des Jira Edge Connector, um On- und Offboarding-Prozesse bis in kundenseitige (lokale) Active-Directory-Strukturen zu automatisieren, zum Beispiel:

• Benutzeranlage und -deaktivierung

• Gruppen- und Rollenverwaltung

• systemübergreifende Berechtigungen

  
  

Damit wird der HR-Prozess noch konsequenter Ende-zu-Ende automatisiert – bei gleichzeitig hoher Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Fazit

Dieses Projekt zeigt, dass die Anbindung einer HR Suite an Jira Service Management weit mehr ist als eine technische Integration. Sie schafft die Grundlage für strukturierte, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass HR-Ereignisse zuverlässig und transparent in operative Prozesse übersetzt werden.

Gerade in wachsenden Organisationen wird so aus HR-Administration ein stabiler, steuerbarer Prozess.