Workflow-basierte und automatisierte Projekterstellung in Jira: Effizienz durch Freigabeprozesse und Dokumentation

In der dynamischen Welt des Projektmanagements sind Geschwindigkeit und Genauigkeit zwei Schlüsselelemente, die über den Erfolg eines Projekts entscheiden können. Hier bietet Jira, eine der führenden Projektmanagement-Plattformen, eine beeindruckende Lösung: workflow-basierte und automatisierte Projekterstellung. Diese Methode vereint die Effizienz der Automatisierung mit der Kontrolle durch Freigabeprozesse und die Genauigkeit durch integrierte Dokumentation.

Automatisierung trifft auf Kontrolle

Der Kerngedanke hinter der automatisierten Projekterstellung in Jira ist einfach: Standardprozesse, die bei jedem Projektstart wiederholt werden, automatisieren und dabei einen standardisierten Freigabeprozess etablieren. Dies stellt sicher, dass alle notwendigen Schritte befolgt werden und die Qualität des Projektstarts gewährleistet ist.

Der Ablauf: Von der Anfrage bis zur Umsetzung

1. Projektanfrage: Der Prozess beginnt mit einer Projektanfrage, die über ein Jira-Formular eingereicht wird. Dies kann von jedem Teammitglied oder Stakeholder initiiert werden.

2. Automatisierte Workflow-Auslösung: Sobald die Anfrage eingegangen ist, wird automatisch ein Workflow gestartet. Dieser Workflow kann benutzerdefinierte Schritte enthalten, wie die Überprüfung der Anfrage, die Zuweisung von Ressourcen und das Festlegen von Fristen.

3. Freigabeprozess: Ein entscheidender Schritt in diesem Workflow ist der Freigabeprozess. Hier werden die Anträge von berechtigten Personen überprüft und genehmigt. Dies sorgt für eine zusätzliche Kontrolle und Qualitätssicherung.

4. Projekterstellung: Nach der Genehmigung wird das Projekt automatisch in Jira erstellt. Hierbei werden alle notwendigen Projektstrukturen, wie Boards, Backlogs und Dashboards, automatisch konfiguriert.

5. Dokumentation: Während des gesamten Prozesses wird jede Aktion dokumentiert. Dies schafft Transparenz und erleichtert das spätere Nachverfolgen von Entscheidungen und Änderungen.

Vorteile dieses Ansatzes

• Effizienz: Die Automatisierung wiederholbarer Schritte spart Zeit und reduziert manuelle Fehler.

• Konsistenz: Jedes Projekt folgt demselben Prozess, was zu einer konsistenten Projektqualität führt.

• Transparenz: Jeder Schritt wird dokumentiert, was eine klare Nachverfolgung und Überprüfbarkeit ermöglicht.

• Schnellere Entscheidungsfindung: Durch den standardisierten Freigabeprozess werden Entscheidungen schneller und fundierter getroffen.

• Verbesserte Zusammenarbeit: Durch die klaren Strukturen und Prozesse wird die Zusammenarbeit im Team gefördert.

Fazit

Die workflow-basierte und automatisierte Projekterstellung in Jira revolutioniert die Art und Weise, wie Projekte gestartet und verwaltet werden. Sie kombiniert die Vorteile der Automatisierung mit der Notwendigkeit der Kontrolle und schafft eine solide Basis für erfolgreiche Projekte. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, profitieren von effizienteren Prozessen, konsistenter Projektqualität und einer transparenten Arbeitsweise, die es ermöglicht, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen.

Vorlage: Groovy Script zur Projekterstellung via Jira Workflow (Atlassian Cloud)

// Here you can specify the names of the fields you want to get the value from
def projectName = "Projektname"
def projectKey = "Projektschlüssel"

// We retrieve a list of all fields in this JIRA instance
def fields = get("/rest/api/2/field")
        .asObject(List)
assert fields.status == 200

List<Map> allFields = fields.body

// Now we lookup the field IDs
Map projectNameField = allFields.find { it.name == projectName }
Map projectKeyField = allFields.find { it.name == projectKey }

assert projectNameField : "No field found with name '${projectName}'"
assert projectKeyField : "No field found with name '${projectKey}'"

// Now we get the field value from the field object
def projectNameFieldValue = issue.fields[projectNameField.id]
def projectKeyFieldValue = issue.fields[projectKeyField.id]

logger.info("projectNameFieldValue: " + projectNameFieldValue);
logger.info("projectKeyFieldValue: " + projectKeyFieldValue);

// Create the required project
def result = post("/rest/api/3/project")
    .header('Content-Type', 'application/json')
    .body([
        "key": projectKeyFieldValue, // Specify here the project key 
        "name": projectNameFieldValue, // Specify here the project name 
        "projectTypeKey": "business", // Specify here the project type. using either: software, service_desk, business
        // A list of all the project templace keys can be found in the page at:https://developer.atlassian.com/cloud/jira/platform/rest/v3/#api-rest-api-3-project-post
        "projectTemplateKey": "com.atlassian.jira-core-project-templates:jira-core-simplified-content-management", // Specify here the project template key. An example of a valid key is: com.pyxis.greenhopper.jira:gh-simplified-agility-scrum
        "description": issue.fields.description, // Specify here the project description
        "leadAccountId": "YourAccountID", // Specify here the project lead user. You must specify a users account ID here
        "url": "http://test.de", // Specify here the project url
        "assigneeType": "UNASSIGNED", // Specify here the default assignee value
        "avatarId": 10200, // Specify here the ID of the project avatar to use
        //"issueSecurityScheme": 10001, // Uncomment and specify here the ID of the issue security scheme to use if you require one
        //"permissionScheme": 10016, // Specify here the ID of the permission scheme to use
        "notificationScheme": 10006, // Specify here the ID of the notification scheme to use
        //"issueTypeScheme": 10006, // Specify here the ID of the issueTypeScheme scheme to use
        // "categoryId": 10120  // Uncomment and specify the ID for the proiect category if required.
    ])
    .asString()