Wiederkehrende Projekte in Jira standardisieren (MASTER Bereich)

Ein neues Kundenprojekt beginnt. Der Projektbereich in Jira wird angelegt, ein bestehendes Projekt dient als Vorlage und anschließend werden Name, Verantwortliche und einige Einstellungen angepasst. Was zunächst nach einem pragmatischen Vorgehen aussieht, entwickelt sich über die Jahre häufig zu einem der größten Wartungsprobleme einer Jira-Instanz.

Aus einem gemeinsamen Standard entstehen schrittweise individuelle Projekte. Ein Workflow wird erweitert, ein Feld ergänzt, Berechtigungen werden angepasst oder eine Automatisierung ausschließlich für dieses Projekt erstellt. Jede Änderung ist für sich genommen nachvollziehbar. Nach einigen Jahren unterscheiden sich Projekte mit identischem fachlichem Ablauf jedoch technisch voneinander. Änderungen müssen mehrfach umgesetzt werden, Fehler lassen sich nur schwer reproduzieren und der Administrationsaufwand steigt kontinuierlich.

Gerade bei wiederkehrenden Projektarten – beispielsweise Kundenprojekten, Implementierungen, Rollouts, Audits oder internen Projekten – lässt sich diese Entwicklung vermeiden. Statt jedes Projekt individuell weiterzuentwickeln, empfiehlt sich ein klar definierter Standard, aus dem neue Projekte entstehen.

Dieser Standard ist kein beliebiges Referenzprojekt, sondern ein bewusst gepflegtes MASTER Template.

Der eigentliche Zweck eines Template-Bereichs

Der größte Mehrwert eines Template-Bereichs besteht aus unserer Sicht nicht darin, neue Projekte schneller anzulegen.

Der eigentliche Nutzen liegt darin, dass alle Projekte auf derselben technischen Basis aufbauen.

Das bedeutet:

• dieselben Workflows

• dieselben Berechtigungen

• dieselben Feldkonfigurationen

• dieselben Bildschirmmasken

• dieselben Vorgangstypen

• dieselben Automatisierungen

Dadurch entsteht ein konsistenter Standard, der sich zentral pflegen und weiterentwickeln lässt.

Neue Projekte unterscheiden sich anschließend nur noch dort, wo es fachlich erforderlich ist – nicht mehr in ihrer technischen Konfiguration.

Genau dieser Ansatz entscheidet häufig darüber, ob eine Jira-Instanz nach fünf Jahren noch übersichtlich administriert werden kann oder aus hunderten individueller Sonderlösungen besteht.

Der MASTER Template Bereich

Wir empfehlen für wiederkehrende Projektarten einen eigenen MASTER Template-Bereich.

Dieser Bereich dient ausschließlich als Referenz und wird nicht für operative Projektarbeit verwendet.

Er enthält sämtliche Bausteine, die für zukünftige Projekte benötigt werden.

Dazu gehören beispielsweise:

Technische Konfiguration

• Issue Types

• Workflows

• Workflow Schemes

• Permission Schemes

• Notification Schemes

• Screen Schemes

• Field Configuration Schemes

• Custom Fields

• Rollen

• Automatisierungen

Fachliche Projektstruktur

• Epics

• Standardaufgaben

• Projektphasen

• Meilensteine

• Checklisten

• Dokumentationsaufgaben

• Übergaben

• Projektabschluss

Je weniger projektspezifische Besonderheiten das Template enthält, desto langlebiger bleibt es.

Konfiguration und Inhalte sind zwei unterschiedliche Themen

Hier liegt eine Besonderheit von Jira.

Die zugrunde liegende Projektkonfiguration lässt sich heute sehr gut standardisieren. Genau das sollte auch das Ziel sein.

Anders sieht es bei den eigentlichen Projektinhalten aus.

Ein wiederkehrendes Projekt besteht häufig bereits aus einer vorbereiteten Struktur:

• Kick-off

• Projektplanung

• Workshops

• Migration

• Testphase

• Go-Live

• Hypercare

• Abschluss

Diese Struktur jedes Mal manuell anzulegen kostet Zeit und führt zwangsläufig zu Unterschieden.

Jira bietet hierfür nur einen Teil der Lösung

Jira unterstützt bereits das Erstellen neuer Projekte auf Basis bestehender Konfigurationen. Damit lassen sich Workflows, Berechtigungen und weitere Projektkonfigurationen wiederverwenden.

Für die eigentliche Projektstruktur gibt es jedoch keine vollständige Standardfunktion.

Einzelne Vorgänge lassen sich zwar klonen.

Komplette Projektstrukturen mit Epics, Hierarchien, Subtasks, Verlinkungen oder vorbereiteten Arbeitspaketen gehören jedoch nicht zum Standardumfang von Jira.

Gerade im klassischen Projektmanagement fehlt dadurch häufig der letzte Baustein für eine wirklich wiederverwendbare Projektvorlage.

Deep Clone for Jira als sinnvolle Ergänzung

Für genau diesen Anwendungsfall setzen wir häufig Deep Clone for Jira ein.

Die App ergänzt Jira dort, wo die Bordmittel aufhören.

Neben der technischen Projektkonfiguration lässt sich auch die vorbereitete Projektstruktur übernehmen.

Damit entsteht aus dem MASTER Template innerhalb weniger Minuten ein neues Projekt mit identischer fachlicher Ausgangsbasis.

Nicht als Kopie eines alten Kundenprojekts, sondern als Instanz eines bewusst gepflegten Standards.

Warum dieser Ansatz langfristig funktioniert

Ein Template-Projekt ersetzt keine gute Administration.

Es unterstützt sie.

Alle Änderungen erfolgen zunächst am MASTER Template.

Neue Projekte profitieren anschließend automatisch von diesem Standard.

Dadurch entstehen:

• vergleichbare Projekte

• weniger individuelle Sonderlösungen

• geringerer Administrationsaufwand

• einfachere Weiterentwicklung

• einheitliche Benutzererfahrung

• deutlich bessere Wartbarkeit

Gerade größere Jira-Umgebungen profitieren davon erheblich.

Typische Fehler

In bestehenden Jira-Instanzen begegnen uns immer wieder dieselben Muster.

Ein erfolgreiches Projekt wird zum neuen Template.

Damit werden auch sämtliche Sonderfälle übernommen.

Projekte erhalten eigene Schemes.

Dadurch entstehen technische Unterschiede, obwohl die Prozesse identisch sind.

Das Template wächst mit jedem Projekt.

Immer mehr Ausnahmen werden ergänzt, bis das eigentliche Template kaum noch wartbar ist.

Ein gutes Template bleibt bewusst generisch und wird zentral gepflegt.

Fazit

Template-Projekte sind kein Werkzeug, um Projekte schneller anzulegen.

Sie sind ein Architekturprinzip für eine dauerhaft wartbare Jira-Instanz.

Der eigentliche Erfolgsfaktor ist nicht das Template selbst, sondern der gemeinsame technische Unterbau. Wenn alle wiederkehrenden Projekte dieselben Schemes, Workflows, Berechtigungen und Konfigurationen nutzen, entsteht ein Standard, der sich zentral weiterentwickeln lässt.

Erst im zweiten Schritt geht es um die Wiederverwendung der eigentlichen Projektstruktur. Genau dort können Apps wie Deep Clone for Jira eine sinnvolle Ergänzung sein.

Aus unserer Sicht gehört dieser Ansatz zu den wirksamsten Maßnahmen, um Jira auch über viele Jahre hinweg konsistent, übersichtlich und effizient administrieren zu können.