Jira Workflows bilden die prozessuale aber auch technische Grundlage eines jeden Jira Systems und können die Effizienz, Transparenz und Akzeptanz im Team und teamübergreifend maßgeblich beeinflussen. Die Workflows helfen dabei, Aufgaben zu organisieren, Fortschritte zu verfolgen und sicherzustellen, dass Projekte reibungslos ablaufen. In diesem Blog-Post möchten wir praktische Tipps und Best Practices vorstellen, die wir aus unserer langjährigen Erfahrung mit Jira gewonnen haben.
Warum sind Workflows so wichtig?
Workflows sind nicht nur eine technische Implementierung, sondern spiegeln auch die Arbeitsweise, Organisation und Transparenz der beteiligten Personen wider. Ein gut konzipierter Jira-Workflow kann die Zusammenarbeit im Team verbessern, die Kollaboration fördern und die Effizienz steigern. Diese Vorteile werden jedoch nur dann realisiert, wenn der zugrunde liegende Prozess sorgfältig betrachtet und entsprechend gestaltet wurde. Ein effektiver Workflow berücksichtigt sowohl technische als auch organisatorische Aspekte, was zu einer harmonischeren und produktiveren Arbeitsumgebung führt.
Grundlagen
Um einen umfassenden Überblick über die Funktionsweise von Jira-Workflows, deren Möglichkeiten und sinnvolle Anwendungen zu erhalten, stellen wir Ihnen gerne folgende PDFs zum Download zur Verfügung:
Wie sieht unser Weg zu einem gelungenen Jira Workflow aus?
Ein zentraler Aspekt, der für uns immer wichtiger wird, ist die Festlegung einer passenden Vorgehensweise und einer abgestimmten Prioritätenliste. Unser Ansatz lässt sich in drei wesentliche Schritte gliedern:
Anforderungen verstehen: Der erste Schritt besteht darin, die spezifischen Anforderungen des Projekts oder der Organisation gründlich zu erfassen. Dies beinhaltet das Einholen von Informationen, das Durchführen von Workshops und das engere Zusammenarbeiten mit den Stakeholdern, um ein klares Verständnis der Bedürfnisse und Erwartungen zu entwickeln.
Erstellung eines stimmigen Konzepts: Basierend auf den erfassten Anforderungen entwickeln wir ein maßgeschneidertes Konzept, das die Prozesse und das Organisationsmodell berücksichtigt. Ziel ist es, eine strukturierte und gut durchdachte Lösung zu schaffen, die den Bedürfnissen entspricht und flexibel genug ist, um Anpassungen zu ermöglichen.
Technische Umsetzung: Erst nachdem das Konzept vollständig ausgearbeitet ist, gehen wir zur technischen Umsetzung über. Dieser Schritt beinhaltet die Konfiguration und Anpassung der Jira-Workflows, um sicherzustellen, dass sie optimal in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert werden.

Unser Ansatz bedeutet nicht zwangsläufig, dass umfangreiche Aufwände erforderlich sind. Vielmehr legen wir Wert darauf, das Gesamtbild zu fokussieren und eine strukturierte Lösung zu entwickeln.

Diese Vorgehensweise ermöglicht es uns, Projekte transparent, effizient und nachhaltig mit unseren Kunden zu realisieren.

Jedes Projekt und jede neue Anforderung durchläuft bei uns einen iterativen Prozess. Offene Kommunikation und enge Zusammenarbeit sind uns wichtig, um gemeinsam mit unseren Kunden die bestmöglichen Lösungen zu schaffen.
5 Detail-Tipps aus unserer Praxiserfahrung für die technische Umsetzung und nachhaltige Nutzung von Jira Workflows
1. Einheitlicher Endstatus für alle Workflows
Hintergrund: Um das Filtern, Auswerten und Sortieren zu erleichtern, ist es vorteilhaft, wenn alle Workflows in einem einheitlichen Endstatus enden. Dies ermöglicht konsistente Berichte und Analysen.
Praxis: Stellen Sie sicher, dass alle Workflows einen gemeinsamen Endstatus wie "Geschlossen" oder "Abgeschlossen" verwenden.
2. Generische Filter für Dashboards und Warteschlangen
Hintergrund: Das Filtern nach spezifischen Status-Namen kann problematisch sein, wenn Workflows geändert werden. Stattdessen ist es sinnvoller, generische Filter zu verwenden.
Praxis: Nutzen Sie JQL-Ausdrücke wie statusCategory = "In Progress", um alle relevanten Status einzuschließen und defekte Filter zu vermeiden, falls sich die Statusnamen ändern.
3. Einfachheit bewahren
Hintergrund: Komplexe Workflows können die Verwaltung und Pflege erschweren und die Benutzerakzeptanz verringern.
Praxis: Erstellen Sie Workflows nach dem Prinzip "so viel wie nötig, so wenig wie möglich". Halten Sie die Anzahl der Status und Übergänge minimal und übersichtlich.
4. Änderungsmanagement: Dokumentieren Sie Änderungen
Hintergrund: Änderungen an Workflows können sowohl technisch als auch organisatorisch weitreichende Auswirkungen haben.
Praxis: Dokumentieren Sie jede Anpassung gründlich und kommunizieren Sie diese an alle beteiligten Personen. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
5. Einheitliche Workflows vs. spezialisierte Workflows
Hintergrund: Der Wunsch einzelner Teams nach spezialisierten Workflows kann zu einer fragmentierten und unharmonisierten Arbeitsumgebung führen.
Praxis: Streben Sie nach einer Balance zwischen Einheitlichkeit und Spezialisierung. Entwickeln Sie gemeinsame Workflows, die von allen Teams genutzt werden können, um die Komplexität zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu fördern.
Unser Fazit
Die Optimierung von Jira-Workflows ist ein entscheidender Schritt zur Steigerung der Effizienz und Zusammenarbeit in Projekten. Durch die Anwendung bewährter Best Practices und moderner Techniken können Teams ihre Prozesse erheblich verbessern und an spezifische Anforderungen anpassen.
Wir hoffen, dass dieser Blog-Post Ihnen Anregungen bieten konnte und Ihnen hilft, Ihre Jira-Workflows auf das nächste Level zu heben. Bei Fragen oder Bedarf an weiterführender Unterstützung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
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