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  • AutorenbildBenjamin Dombrowsky

Eingehende E-Mails in der Atlassian Jira Cloud: Welche Optionen habe ich?

Vorab: Ziel sollte es aus unserer Sicht sein, so wenig E-Mails wie möglich in Richtung des Jira zu schicken. Das hat einen ganz einfachen Grund, die Kommunikation über z.B. ein Portal aus dem Jira Service Management bietet deutlich mehr Möglichkeiten (für den Sender sowie den Empfänger), reduziert die Fehlerquote und bietet ein direktes Feedback für den Sender, ob das Anliegen auf dem Empfänger Seite angekommen ist.


Dennoch gibt es genug Szenarien, in welchen E-Mail als Eingangskanal notwendig ist.


Was genau passiert mit E-Mails, welche "an das Jira" geschickt werden? Es gibt unterschiedlichste Optionen, der häufigste Anwendungsfall dürfte "Create a new issue or add a comment to an existing issue" sein - dies stellt sogleich eine Default Mail Handler Implementierungsoption im Jira dar.


Wir sehen drei grundlegende Implementierungsoptionen:


  1. Wir nutzen die out-of-the-box Standard Jira Cloud E-Mail Adresse (jira@your-atlassian-site.atlassian.net)

    1. Vorteil: Direkt verfügbar, keine weitere Konfiguration notwendig

    2. Nachteil: Es gibt nur ein Postfach, welches auf nur ein Projekt geroutet werden kann

  2. Wir binden ein/mehrere Postfächer (z.B. via MS365) direkt an die Jira Cloud an und arbeiten mit den Standard Mail-Handler Optionen, welche Jira "mitbringt", siehe auch Atlassians Dokumentation hierzu

    1. Vorteil: Direkt verfügbar, keine weiteren Kosten

    2. Nachteil: Es gibt lediglich ein 1:1 Routing von Quell-Postfach zu Ziel-Projekt

  3. Wir nutzen eine App, um die Möglichkeiten und Funktionen (deutlich) zu erweitern, z.B. Email This Issue oder Enterprise Mail Handler for Jira (JEMH)

    1. Vorteil: Wir können "if-then" Logiken implementieren, welche uns z.B. ermöglichen, eine E-Mail anhand der Absenderdomäne in das Zielprojekt zu routen oder Feldwerte auf Basis von E-Mail Informationen zu setzen. Des Weiteren bringen Apps meistens Funktionen wie Protokollierung, Mail-Historie am Vorgang usw. mit

    2. Nachteil: Es ist eine teilweise relativ komplexe Konfiguration notwendig und die (meisten) Apps kosten Geld


Folgendes Schaubild verdeutlich noch einmal die zuvor genannten Optionen zum Thema Incoming E-Mails in der Jira Cloud:

Optionsvergleich eingehende E-Mails in das Atlassian Jira Cloud
Optionsvergleich eingehende E-Mails in das Atlassian Jira Cloud

Unsere Empfehlung sieht immer vor, den einfachsten Weg zu nutzen, welcher die Anforderungen erfüllt. Wird also lediglich eine Möglichkeit benötigt, um E-Mails an die Jira Cloud zu schicken, reicht Option 1 oder 2 aus. Bestehen erhöhte Anforderungen an E-Mail-Routing, Feldwertübernahme oder Protokollierung der E-Mails, ergibt sich recht schnell der Bedarf einer App-Nutzung.


Wir unterstützen Sie selbstverständlich gerne bei der Evaluierung und Implementierung einer geeigneten Option für Ihren Anwendungsfall, sprechen Sie uns hierzu gerne an.

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