Dokumente automatisch in Jira verarbeiten – mit n8n und OCR

Jira wird in vielen Unternehmen längst nicht mehr nur für IT-Projekte eingesetzt. Immer häufiger dient es als zentrale Plattform für unterschiedlichste Geschäftsprozesse: vom Service Desk über das Vertragsmanagement bis hin zur Rechnungsprüfung.

Damit Jira diese Rolle bestmöglich erfüllen kann, müssen Dokumente zuverlässig und strukturiert eingebunden werden. An dieser Stelle kommen Automatisierung und Texterkennung (OCR) ins Spiel.

Das Problem mit Dokumenten im Tagesgeschäft

Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine liegen meist als PDF oder Scan vor. Die relevanten Informationen – Betrag, Datum, Absender – müssen manuell ausgelesen und in Jira übertragen werden.

Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und führt dazu, dass Dokumente und Daten oft nicht miteinander verknüpft werden.

Die Lösung: Automatisierung mit n8n und OCR

Mit einem automatisierten Workflow lassen sich diese Arbeitsschritte deutlich vereinfachen.

1. Dokumenteingang überwachen

   • Ein Verzeichnis (z. B. OneDrive oder Google Drive) wird von n8n permanent überwacht.

2. Texterkennung durchführen

   • Das Dokument wird an einen OCR-Dienst übergeben.

   • Der Textinhalt wird extrahiert, auch bei gescannten oder fotografierten Dokumenten.

3. Informationen auswerten

   • Ein Skript in n8n filtert die benötigten Werte heraus, zum Beispiel:

     • Rechnungsbetrag

     • Rechnungsdatum

     • Firmenname

4. Abgleich in Jira

   • Über eine JQL-Abfrage wird geprüft, ob bereits ein Vorgang mit diesen Daten existiert.

5. Vorgang erstellen oder ergänzen

   • Wird ein Vorgang gefunden → Datei als Anhang speichern.

   • Wird kein Vorgang gefunden → Neuer Jira-Issue mit Metadaten anlegen.

6. Aufräumen

   • Die Ursprungsdatei wird aus dem Eingangsordner entfernt, um Doppelbearbeitung zu vermeiden.

Praxisbeispiel: Rechnungsverarbeitung

Ein konkreter Anwendungsfall ist die automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen:

• Neue Rechnungen im OneDrive-Ordner lösen den Workflow aus.

• Betrag, Datum und Firma werden erkannt und als Felder in Jira hinterlegt.

• Bei Dubletten wird nur die Datei angehängt, ansonsten ein neuer Vorgang erstellt.

So entsteht eine zentrale, durchsuchbare und nachvollziehbare Ablage aller Rechnungen direkt in Jira.

Weitere Einsatzmöglichkeiten

Die gleiche Logik lässt sich leicht auf andere Dokumenttypen anwenden:

• HR: Bewerbungen automatisch aus E-Mails auslesen und in einem Recruiting-Projekt anlegen.

• Vertragsmanagement: Kündigungs- oder Verlängerungsdaten erkennen und Jira-Tickets zur Erinnerung erstellen.

• Logistik: Lieferscheine oder Zollpapiere erfassen und automatisch mit Tickets verknüpfen.

• Serviceprozesse: Formulare oder Anträge digitalisieren und direkt im Service Desk abbilden.

Vorteile im Überblick

• Einheitliche Ablage von Dokumenten und Daten direkt in Jira

• Weniger manuelle Arbeit und geringeres Fehlerrisiko

• Automatischer Abgleich zur Vermeidung von Dubletten

• Transparente und nachvollziehbare Prozesse

• Erweiterbar auf verschiedene Abteilungen und Dokumentarten

Fazit

Die Kombination aus n8n, OCR und Jira ermöglicht es, Dokumente strukturiert und automatisiert in bestehende Workflows einzubinden. Ob Rechnungen, Verträge oder Bewerbungen – anstatt Daten manuell zu übertragen, landen sie automatisch im passenden Jira-Vorgang.

Das Ergebnis: weniger Aufwand, höhere Datenqualität und eine zentrale, durchgängige Nachvollziehbarkeit.