Die Integration von Microsoft Azure Active Directory (AzureAD) und Jira bietet eine nahtlose Möglichkeit, Kontaktinformationen automatisch und direkt in Jira anzuzeigen. Dieser Blogbeitrag zeigt, wie Sie mithilfe eines dedizierten MS365-Benutzers und der App "External Data for Jira Fields" AzureAD-Kontaktinformationen in Jira anzeigen können.
Wir benutzen in diesem Fall einen dedizierten MS365 Benutzer, welcher die Kontakte verwaltet. Dies hat einen anderen Hintergrund und ist für diese Implementierung so nicht zwingend notwendig. Die Kontakte können z.B. auch in einer Globalen Adressliste (GAL) gespeichert sein.
1. Einrichtung des dedizierten MS365-Benutzers
Zunächst benötigen Sie einen dedizierten MS365-Benutzer, der in AzureAD existiert und alle relevanten Unternehmenskontakte verwaltet. In diesem Beispiel verwenden wir einen Benutzer mit dem Namen "Organisation". Dieser Benutzer dient als zentraler Speicherort für alle Kontaktinformationen innerhalb des Unternehmens.
Dieser Benutzer benötigt keine Lizenz.
Die Einrichtung des Benutzers erfolgt über das Microsoft 365 Admin Center:
Anlegen des Benutzers: Erstellen Sie einen neuen Benutzer mit dem Namen "Organisation" im Microsoft 365 Admin Center.
Verwalten der Kontakte: Laden Sie alle relevanten Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter in das AzureAD-Profil des Benutzers "Organisation". Dies beinhaltet E-Mail-Adressen, Telefonnummern und andere nützliche Informationen.
Freigabe der Daten: Stellen Sie sicher, dass die Kontaktdaten für andere Dienste und Anwendungen freigegeben sind, sodass diese Informationen später in Jira abgerufen werden können.
2. Integration von AzureAD in Jira mit "External Data for Jira Fields"
Um die Kontaktinformationen aus AzureAD in Jira verfügbar zu machen, nutzen wir die App "External Data for Jira Fields". Diese App ermöglicht es, externe Datenquellen, wie z.B. AzureAD, in Jira-Felder zu integrieren.
Schritt 1: Installation der App
App Marketplace: Gehen Sie in Jira Admin-Bereich zum Atlassian Marketplace und suchen Sie nach "External Data for Jira Fields".
Installation: Installieren Sie die App und konfigurieren Sie sie für den Zugriff auf AzureAD. Dies erfordert die Angabe der richtigen Berechtigungen, um sicherzustellen, dass die App auf die benötigten Daten zugreifen kann.
Schritt 2: Konfiguration der App
Nach der Installation müssen Sie die App so konfigurieren, dass sie auf die Kontaktinformationen des Benutzers "Organisation" zugreifen kann:
Verbindung zu AzureAD herstellen: Geben Sie die API-Endpunkte und Authentifizierungsdetails ein, um eine Verbindung zwischen der App und AzureAD herzustellen. Hierfür sind folgende Dokumentationen hilfreich: https://documentation.codefortynine.com/external-data-for-jira-fields/azuread-authorization-flow und https://learn.microsoft.com/en-us/graph/api/contact-get?view=graph-rest-1.0&tabs=http
Datenquellen definieren: Definieren Sie, welche Felder aus dem AzureAD-Profil des Benutzers "Organisation" abgerufen werden sollen. Dazu gehören z.B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Abteilungszugehörigkeiten.
Mapping der Daten auf Jira Felder: Weisen Sie die abgerufenen Daten Jira-Feldern zu. Hierbei ist es wichtig, dass die E-Mail-Adresse des Jira Issue Reporters in einem CustomField gespeichert wird, um als Referenz für den Lookup in AzureAD zu dienen.
Alternative Darstellung: Eine andere Möglichkeit, als die Zuordnung über Jira-Felder, ist ein einfaches Panel. Diesen Weg nutzen wir. Hierbei gilt es zu beachten, dass die Daten nicht an dem Vorgang gespeichert werden, sondern lediglich eine Live-Darstellung sind. Sollen die Daten "konserviert" werden und für spätere Suchen verfügbar gemacht, dann empfiehlt es sich, die Werte in Jira Felder zu schreiben.
3. Anzeige der Kontaktinformationen im Jira-Ticket
Nachdem die App konfiguriert ist, können Sie die Kontaktinformationen im Jira-Ticket anzeigen lassen. Der Prozess erfolgt wie folgt:
Lookup basierend auf CustomField: Sobald ein neues Ticket in Jira erstellt wird, überprüft die App das CustomField, das die E-Mail-Adresse des Reporters enthält.
Abfrage der Kontaktinformationen: Basierend auf dieser E-Mail-Adresse führt die App einen Lookup in den Kontakten des Benutzers "Organisation" in AzureAD durch.
Anzeige der Daten im Live Panel: Die entsprechenden Kontaktinformationen, wie z.B. Telefonnummern, werden in einem Live Panel direkt im Jira-Ticket angezeigt. Dies ermöglicht eine sofortige und aktuelle Einsicht in die Kontaktdaten des Ticket-Erstellers.
Alternative zum Live Panel: Wie schon zuvor geschrieben, können die Daten auch in Jira Feldern "konserviert" werden und stehen somit z.B. für spätere Suchen zur Verfügung.
4. Vorteile der Integration
Die Integration von AzureAD-Kontaktinformationen in Jira bietet einige Vorteile:
Effizienz: Service Desk-Mitarbeiter können sofort auf die Kontaktinformationen des Ticket-Erstellers zugreifen, ohne externe Systeme durchsuchen zu müssen.
Aktualität: Da die Daten direkt aus AzureAD stammen, sind sie immer aktuell und korrekt.
Verbesserte Kommunikation: Durch die Verfügbarkeit von Telefonnummern und anderen Kontaktinformationen direkt im Jira-Ticket wird die Kommunikation mit dem Ticket-Ersteller erleichtert.
5. Fazit
Die Kombination von AzureAD und Jira mit Hilfe der App "External Data for Jira Fields" bietet eine gute Möglichkeit, Kontaktinformationen direkt in Jira-Tickets verfügbar zu machen. Die Einrichtung eines dedizierten MS365-Benutzers wie "Organisation" zur Verwaltung aller Unternehmenskontakte und die einfache Integration in Jira optimieren den Workflow und verbessern die Kommunikation.
Durch die hier beschriebenen Schritte können Sie sicherstellen, dass Ihre Service Desk-Mitarbeiter stets die aktuellsten Informationen zur Hand haben, was die Effizienz und Zufriedenheit in Ihrem IT-Service-Management-Projekt entsprechend steigern kann.
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