Projektcontrolling mit Jira, Assets & Tempo Financials: Wie wir Projektstunden, Umsätze und Metadaten automatisiert zusammenbringen

Viele Unternehmen, mit denen wir arbeiten, stehen vor derselben Herausforderung: Wie lassen sich verlässliche Aussagen zu Projektbudgets, geleisteten Stunden und aktuellen Umsätzen treffen – ohne dass man Daten aus fünf Tools zusammentragen muss?

Unsere Antwort darauf: Ein zentrales Konstrukt aus Jira Assets, Tempo und Automationen, das Projektinformationen, Zeiten und Finanzen sauber miteinander verknüpft – skalierbar, transparent und jederzeit auswertbar.

Projekt-Metadaten: Der zentrale Ankerpunkt in Assets

Der Ausgangspunkt ist klar: Für jedes Jira-Projekt existiert ein entsprechendes Objekt in Jira Assets.

Darin halten wir alle projektrelevanten Stammdaten vor:

• Projektname und Jira-Key

• Zugehöriger Kunde

• Tempo-Projekt-ID

• Budget, SLA-Klasse, Team

• Verknüpfung zur Umsatzaggregation

Eine stündlich laufende Automation prüft, ob es neue Jira-Projekte gibt – und legt diese automatisch in Assets als Projektobjekte an. So bleibt die Datenbasis immer vollständig und aktuell​.

Geleistete Stunden: Vollautomatische Erfassung je Projekt

Jede Stunde, die über Jira gebucht wird, ist wertvoll – aber nur dann aussagekräftig, wenn sie auch sauber zugeordnet ist.

Hier setzen wir mit einer täglichen Automation an: Alle gebuchten Zeiten eines Projekts werden gesammelt und auf das zugehörige Projektobjekt in Assets zurückgeschrieben. Daraus ergibt sich für jedes Projekt eine laufende Stundensumme, die als Grundlage für Reportings und wirtschaftliche Auswertungen dient.

Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch blinde Flecken in der Projektbewertung.

Tempo Financials: Budget, Umsatz und Restbudget automatisch abgleichen

Parallel dazu greifen wir über eine weitere Automation regelmäßig auf die Tempo-API zu.

Für jedes Projekt mit hinterlegter Tempo-ID werden folgende Werte ausgelesen und ins Assets-Objekt geschrieben:

• aktuelles Projektbudget

• tatsächlicher Umsatz (IST)

• verbleibendes Restbudget

• Standard-Stundensatz

• sowie ein Direktlink zur Ansicht in Tempo

Damit haben wir die vollständige wirtschaftliche Perspektive pro Projekt direkt in Assets verfügbar – ohne zusätzlich manuell auf Tempo zugreifen zu müssen​.

Kundenumsätze aggregieren: Automatisierter Überblick auf oberster Ebene

Mit Blick auf das Gesamtportfolio reicht die Projektperspektive oft nicht aus. Darum aggregieren wir alle Projektumsätze auf Ebene des zugeordneten Kundenobjekts.

Die dazugehörige Automation durchsucht alle Projektobjekte, die einem Kunden zugeordnet sind, summiert die Tempo-Umsätze und trägt den Gesamtwert im Kundenobjekt ein​.

Das macht es möglich, Kundenergebnisse auf Knopfdruck darzustellen – auch im monatlichen Reporting oder bei strategischen Portfolioentscheidungen.

Monatliches Reporting mit Plan-/Ist-Abgleich – direkt per E-Mail

Zusätzlich haben wir ein automatisiertes Monatsreporting aufgesetzt, das uns jeden Abend folgende Kennzahlen per E-Mail liefert:

• geleistete Stunden im laufenden Monat

• Planstunden auf Basis verfügbarer Arbeitstage

• Erfüllungsgrad in Prozent

• Planumsatz vs. realer IST-Umsatz (auf Basis Tempo-Daten)

Auch hier erfolgt der Zugriff auf Tempo via API, kombiniert mit Jira-Automationen und Smart-Values. Das Ergebnis: Ein aktueller, faktenbasierter Finanzüberblick – täglich und ohne manuelles Zutun​.

Dashboards & Auswertungen: Daten sichtbar machen

Was bringen gute Daten, wenn man sie nicht nutzen kann? Mit der Kombination aus Assets-Daten und Tempo-Werten lassen sich fundierte Dashboards bauen:

• Projektfortschritt vs. Budget

• Stunden- & Umsatzübersicht

• Portfoliosicht nach Kunde, Team oder SLA-Klasse

• Frühwarnindikatoren bei Überläufen oder Projektstagnation

All das greift direkt auf die zentral gespeicherten Informationen in Assets zurück – konsistent, aktuell und für jede:r im Team verständlich.

Fazit: Ein belastbares Setup für Multiprojekttransparenz

Was wir hier geschaffen haben, ist keine Spielerei – sondern eine Antwort auf echte Probleme im Projektgeschäft:

• zu viele Tools

• zu wenig Klarheit

• zu spät erkannte Risiken

Durch die gezielte Verknüpfung von Jira, Assets und Tempo Financials entsteht ein robustes, durchgängiges System, das:

✅ Projekt- und Finanzinformationen automatisch synchronisiert

✅ Transparenz auf allen Ebenen schafft

✅ Entscheidungsgrundlagen in Echtzeit liefert

Ein Setup, das sich in der Praxis bewährt – und mit jedem weiteren Projekt an Wert gewinnt.