Prozesshaus in Jira und Confluence aufbauen: Geschäftsprozesse strukturiert dokumentieren, steuern und verbessern

Geschäftsprozesse strukturiert dokumentieren, steuern und kontinuierlich verbessern

Ein Prozesshaus soll Orientierung geben, Verantwortung klären und Abläufe steuerbar machen. In vielen Unternehmen bleibt es jedoch bei gut gemeinter Dokumentation: Prozesse werden beschrieben, aber nicht aktiv genutzt, nicht überprüft und nicht verbessert.

Mit Jira und Confluence lässt sich ein Prozesshaus aufbauen, das nicht nur dokumentiert, sondern tatsächlich wirkt. Der entscheidende Punkt ist die Kombination aus sauber strukturierter Prozessbeschreibung in Confluence und operativer Steuerung in Jira. Prozesse werden dadurch nachvollziehbar, ausführbar und messbar.

Dieser Beitrag zeigt ein praxiserprobtes Vorgehen, wie ein professionelles Prozesshaus im Atlassian-Ökosystem aufgebaut und dauerhaft betrieben werden kann.

Was ein Prozesshaus leisten muss

Ein Prozesshaus ist mehr als eine Sammlung von Wiki-Seiten. Es beschreibt die gesamte Prozesslandschaft eines Unternehmens und beantwortet dabei klare Fragen:

• Welche Prozesse gibt es?

• Wie sind sie strukturiert und voneinander abgegrenzt?

• Wer ist verantwortlich?

• Welche Version ist aktuell gültig?

• Wie wird der Prozess ausgeführt?

• Wie wird Qualität sichergestellt?

• Wie werden Änderungen gesteuert?

Üblich ist die Gliederung in drei Ebenen:

1. Managementprozesse Strategie, Steuerung, Qualitätsmanagement, Compliance, Controlling

2. Kernprozesse Wertschöpfende Abläufe wie Vertrieb, Projektabwicklung, Leistungserbringung

3. Unterstützende Prozesse IT, HR, Einkauf, Finance, interne Services

Ein funktionierendes Prozesshaus schafft Transparenz, reduziert Reibungsverluste und bildet die Grundlage für Skalierung, Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung.

Warum Jira und Confluence dafür besonders geeignet sind

Confluence und Jira ergänzen sich ideal.

Confluence ist das System für:

• verständliche Prozessbeschreibungen

• klare Struktur und Navigation

• Versionierung und Nachvollziehbarkeit

• zentrale Ablage von Vorlagen, Regeln und Wissen

Jira ist das System für:

• Ausführung und Steuerung

• Verantwortlichkeiten und Fristen

• Freigabeprozesse

• Nachweise, Historie und Auswertungen

• Automatisierung und Reporting

Der zentrale Gedanke lautet: Der Prozess wird in Confluence erklärt – und in Jira gelebt.

Zielbild: Ein nutzbares digitales Prozesshaus

Ein professionelles Prozesshaus erfüllt vier Kriterien:

1. Orientierung Eine zentrale Prozesslandkarte zeigt auf einen Blick, welche Prozesse existieren, wie sie eingeordnet sind und wer verantwortlich ist.

2. Einheitlichkeit Alle Prozesse folgen derselben Struktur und denselben Regeln. Inhalte sind vergleichbar und wartbar.

3. Governance Freigaben, Versionen, Reviews und Verantwortlichkeiten sind klar geregelt.

4. Operative Anbindung Prozessänderungen, Abweichungen und Verbesserungen werden über Jira gesteuert.

Aufbau der Prozesslandkarte in Confluence

Confluence-Struktur

Bewährt hat sich ein eigener Space für das Prozesshaus, getrennt von Team- oder Projektspaces. Dort liegen ausschließlich freigegebene Prozesse und verbindliche Standards.

Optional ergänzend:

• Space für Qualitätsmanagement und Compliance

• Space für Vorlagen

• Fachbereichs-Spaces für Arbeitswissen

Einstieg über eine Prozesslandkarte

Die Startseite des Prozesshauses sollte klar und einfach sein:

• kurze Erklärung des Zwecks

• Navigation nach Prozesskategorien

• Such- und Filtermöglichkeiten

• Übersicht der Prozesse mit Status, Owner und Version

Die Pflege erfolgt nicht manuell, sondern über strukturierte Metadaten.

Metadaten statt Freitext

Jede Prozessseite enthält definierte Eigenschaften:

• Prozess-ID

• Kategorie

• Prozess-Owner

• Status

• Version

• Review-Datum

Über diese Metadaten lassen sich automatische Übersichten erzeugen:

• alle gültigen Prozesse

• alle Prozesse mit fälligem Review

• alle Prozesse eines Bereichs

Die Prozessseite: Klar, einheitlich, steuerbar

Eine gute Prozessseite ist kein Textdokument, sondern ein Arbeitsinstrument.

Kopfbereich

• Prozess-ID und Name

• Kategorie und Geltungsbereich

• Verantwortliche Rolle

• Status und Version

Zweck und Ergebnis

• Warum gibt es den Prozess?

• Was ist das erwartete Ergebnis?

Auslöser und Input

• Wann startet der Prozess?

• Welche Informationen werden benötigt?

Rollen und Verantwortlichkeiten

• klare Rollenzuordnung (z. B. RACI)

Prozessablauf

• strukturierte Schritte

• klare Übergabepunkte

• optional Visualisierung (z. B. BPMN)

Regeln und Qualitätskriterien

• Pflichtprüfungen

• Definition of Done

• relevante Richtlinien

Systemunterstützung

• beteiligte Jira-Projekte

• relevante Workflows

• Pflichtfelder und Automatisierungen

Kennzahlen

• Durchlaufzeiten

• Fehlerquoten

• Abweichungen

Änderungshistorie

• nachvollziehbar dokumentiert

Jira als Steuerungsinstrument für Prozesse

Prozessänderungen strukturiert umsetzen

Änderungen an Prozessen werden nicht direkt in Confluence „editiert“, sondern über Jira gesteuert.

Typische Vorgänge:

• Prozessänderung

• Abweichung

• Verbesserungsvorschlag

• Maßnahme

• Auditfeststellung

Ein klarer Workflow stellt sicher:

• Prüfung durch den Prozess-Owner

• fachliches Review

• formale Freigabe

• Umsetzung

• Wirksamkeitskontrolle

Jira Service Management für den Alltag

Rückfragen, Abweichungen oder Verbesserungsideen entstehen im Tagesgeschäft.

Jira Service Management ermöglicht:

• strukturierte Erfassung über ein Portal

• gezielte Weiterleitung

• Priorisierung

• Nachverfolgung

• Wissensverknüpfung mit Confluence

So wird das Prozesshaus Teil des Arbeitsalltags – nicht nur eine Referenz.

Saubere Kopplung zwischen Confluence und Jira

Ein belastbares Setup verbindet beide Systeme konsequent:

Von Confluence nach Jira

• Links zu relevanten Jira-Projekten

• Anzeige offener Änderungen oder Abweichungen direkt auf der Prozessseite

Von Jira nach Confluence

• Referenz auf die betroffene Prozessseite

• Pflichtprüfung, ob die Dokumentation angepasst wurde

Transparenz

• Dashboards zu Änderungen, Durchlaufzeiten, Reviews

• Übersichten zu offenen Maßnahmen und Abweichungen

Governance: Regeln, die funktionieren

Ein Prozesshaus braucht klare, einfache Regeln:

• Jede Prozessseite hat einen Owner

• Änderungen laufen immer über Jira

• Prozesse werden regelmäßig überprüft

• Bearbeitungsrechte sind begrenzt

• Kommunikation bei Änderungen ist verbindlich geregelt

Ohne Governance wird aus dem Prozesshaus schnell ein unstrukturiertes Wiki.

Typische Fehler – und wie man sie vermeidet

• Zu viele Prozesse auf einmal

• Keine klaren Verantwortlichkeiten

• Uneinheitliche Dokumentation

• Änderungen ohne Steuerung

• Keine Verbindung zum Tagesgeschäft

Ein schrittweises Vorgehen mit Fokus auf relevante Prozesse ist deutlich erfolgreicher.

Fazit

Ein Prozesshaus ist dann wirksam, wenn es nicht nur beschreibt, sondern steuert. Confluence schafft Klarheit und Struktur, Jira sorgt für Umsetzung, Kontrolle und Verbesserung. Gemeinsam entsteht ein System, das Prozesse sichtbar macht, Verantwortung klärt und kontinuierliche Weiterentwicklung ermöglicht.

Richtig umgesetzt wird das Prozesshaus kein statisches Nachschlagewerk, sondern ein zentrales Steuerungsinstrument für Organisation, Qualität und Zusammenarbeit.