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  • AutorenbildBenjamin Dombrowsky

Projekt und Budgetplanung + Time Tracking und Auswertung in Jira

Ein zentrales Anliegen vieler Unternehmen ist die effiziente Planung und Verfolgung von Projekten, Aufgaben und Budgets sowie die genaue Zeiterfassung und Auswertung. In diesem Blogpost möchten wir Ihnen vorstellen, wie wir bei D4Digital GmbH mithilfe der Tempo Apps in Jira genau diese Herausforderungen meistern und welche Vorteile dies für Ihr Unternehmen bringen kann.


Übersicht über die genutzten Tempo Apps

Tempo bietet eine Suite von Apps, die nahtlos in Jira integriert sind und leistungsstarke Werkzeuge für die Projekt- und Ressourcenverwaltung bereitstellen. Die drei Hauptkomponenten, auf die wir uns konzentrieren, sind:


  1. Tempo Timesheets: Ermöglicht eine detaillierte Zeiterfassung und Berichterstattung, um die aufgewendete Zeit für verschiedene Projekte und Aufgaben genau zu dokumentieren.

  2. Tempo Capacity Planner: Unterstützt die Planung und Verwaltung von Ressourcen und Aufgaben, um eine optimale Nutzung der verfügbaren Kapazitäten sicherzustellen.

  3. Tempo Financial Manager: Bietet umfassende Werkzeuge für die Budgetplanung und -überwachung, um die finanzielle Kontrolle über Projekte zu behalten.

  4. Structure PPM: Stellt eine umfassende und flexible Form der Vorgangsvisualisierung und Bearbeitung in einer tabellenähnlichen Darstellung mit Nutzung umfangreicher Funktionen und (Hierachie-)Ebenen.

    1. Optional erweiterbar durch die App Gant Charts for Structure PPM um Ihre Roadmap, Projektpläne, Zeitleiste und Abhängigkeiten in Jira-Gantt-Diagrammen visualisieren.

Eine Übersicht der Apps erhalten Sie hier: Tempo Software


Was bietet mir diese Kombination Jira + Tempo Apps?

  • Ich erweitere Die Jira Basis Funktionalität und baue keine parallele Konfigurations-/Datenumgebung auf, dies ist wichtig, um "im System" zu bleiben

  • Über Tempo kann ich Teams und Team-Mitglieder sowie weitere Attribute definieren, welche mein "Basis-Setup" darstellen

  • Teams und Mitarbeiter können klassifiziert werden

  • Ich kann unterschiedliche Zeitpläne / Schemas je Benutzer hinterlegen, um die unterschiedlichen Verfügbarkeitsmodelle abzubilden

  • Über "Accounts" bin ich in der Lage, ein zentrales verbindendes Element über Projekt und Team-Grenzen hinweg zu etablieren, um beispielsweise einen dedizierten Kundenauftrag abzubilden

  • Grundsätzlich wird aus der Perspektive des Budgetverantwortlichen gedacht/konfiguriert, was für uns aber ebenfalls sehr gut funktioniert, ist die Sicht als Auftragnehmer, denn ich bin hier ebenfalls in der Lage alle Elemente (sinnvoll) zu nutzen

  • Tempo stellt mir ein umfangreiches Berichtswesen zur Verfügung, über welches ich meine erfassten Zeiten, meine Planung, SOLL/IST Vergleiche und Budget-Reports erzeugen kann

  • Mittels Structure und der Gant Erweiterung habe ich ein wirklich gutes Tool zur Visualisierung, Nutzung und Übersicht meiner Projekte und Projektaufgaben sowie deren Status und Kennzahlen


Projekt-, Aufgaben- und Budgetplanung


Projektplanung

Mit Tempo Planner können Sie Projekte detailliert planen und verwalten. Sie können Ressourcen zuweisen, Zeitrahmen festlegen und den Fortschritt überwachen. Durch die Integration in Jira werden alle relevanten Informationen an einem Ort zentralisiert, was die Transparenz und Zusammenarbeit verbessert.


Vorteile:

  • Zentrale Verwaltung: Alle Projektdetails sind an einem Ort verfügbar.

  • Ressourcenzuweisung: Optimale Nutzung der verfügbaren Ressourcen.

  • Fortschrittsüberwachung: Echtzeit-Überblick über den Projektfortschritt.


Aufgabenplanung

Die Aufgabenplanung mit Tempo Planner ermöglicht es Ihnen, detaillierte Pläne für einzelne Aufgaben zu erstellen, Prioritäten zu setzen und die Arbeit effizient zu organisieren. Sie können Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zuweisen und deren Fortschritt in Echtzeit verfolgen.


Vorteile:

  • Effiziente Organisation: Detaillierte Planung und Priorisierung von Aufgaben.

  • Zuweisung und Verfolgung: Klare Zuständigkeiten und Überwachung des Fortschritts.

  • Echtzeit-Updates: Sofortige Sichtbarkeit von Änderungen und Fortschritten.


Budgetplanung

Tempo Financial Manager bietet leistungsstarke Werkzeuge für die Budgetplanung und -überwachung. Sie können Budgets für Projekte festlegen, Ausgaben verfolgen und Berichte erstellen, um die finanzielle Kontrolle zu behalten. Die Integration in Jira stellt sicher, dass Budgetinformationen immer aktuell sind und leicht zugänglich bleiben.


Vorteile:

  • Finanzielle Kontrolle: Überwachung und Steuerung der Projektbudgets.

  • Transparenz: Klare und aktuelle Budgetinformationen.

  • Berichterstattung: Detaillierte Berichte zur Unterstützung der Entscheidungsfindung.


Zeiterfassung und Auswertung


Zeiterfassung

Mit Tempo Timesheets können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit einfach und genau erfassen. Dies ist entscheidend für die Überwachung der aufgewendeten Zeit für Projekte und Aufgaben und für die Erstellung von Berichten, die eine genaue Abrechnung und Nachverfolgung ermöglichen.


Vorteile:

  • Genauigkeit: Präzise Erfassung der Arbeitszeit.

  • Einfachheit: Benutzerfreundliche Oberfläche für einfache Zeiteingab en.

  • Transparenz: Klare Sichtbarkeit der geleisteten Arbeitsstunden.


Auswertung

Die Auswertung der erfassten Zeiten und Budgets mit Tempo Timesheets und der Tempo Financial Manager bietet wertvolle Einblicke in die Projektleistung und Ressourcennutzung. Sie können detaillierte Berichte erstellen, um den Fortschritt zu analysieren, Abweichungen zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.


Vorteile:

  • Einblicke: Detaillierte Berichte zur Projekt- und Ressourcenleistung.

  • Analyse: Identifikation von Abweichungen und Engpässen.

  • Entscheidungsfindung: Unterstützung durch fundierte Daten und Analysen.


Ein (einfaches) Demo-Szenario

Wir erstellen einmal ein einfaches Demo-Szenario, um die Funktionalität und den Aufbau zu verdeutlichen.


  1. Wir erstellen uns drei Jira Projekte (P1, P2 und P3) und in den drei Projekten jeweils 5 Aufgaben, welche MO-FR repräsentieren sollen

  2. In Tempo konfigurieren wir uns ein Team "Berater", welchem wir zwei Benutzer zuweisen (Sandra und Benjamin Dombrowsky)

  3. Mittels der Planung erstellen wir eine rückwirkende Planung (letzte drei Wochen) basierend auf den zuvor angelegten Projekten für das erstellte Team und Personen, in diesem Fall für drei Wochen (W1=P1, W2=P2 und W3=P3) auf die zuvor erstellen aufgaben (MO=TASK-1, DI=TASK-2 usw.).

  4. Über das Modul Cost Tracker erstelle ich mir jetzt ebenfalls drei Punkte, welche in diesem Fall unseren drei Jira Projekten entsprechen und wir daher den Cost Tracker mit unserem jeweiligen Jira Projekt verknüpfen. Wir hinterlegen hier den Projekttyp "Geldbasiert" und einen entsprechenden Stundentarif (welcher später noch weiter individualisiert werden kann).

    1. Anschließend gehen wir in die Projekt Konfiguration und hinterlegen ein Budget und aktivieren den Auto-Sync Scope.

  5. Über das Time Tracking Modul gehen wir jetzt hin und erstellen Zeitbuchungen für die geplanten Zeiträume (exemplarisch werden ein paar Zeiträume/Tage gebucht) auf die entsprechenden Projekt-Aufgaben (P1-P2)


Bereits jetzt erhalten wir wertvolle Übersichten zur Planung, SOLL/IST Vergleichen und dem Budget-Status, die mir nicht nur optisch ansprechende Darstellungen bieten, sondern mir inhaltlich wertvolle Aussagen zur Verfügung stellen. So bin ich in der Lage Fragen zu beantworten, wie weit das Budget fortgeschritten ist, ob die Planung dem IST entspricht und ob meine Mitarbeiter die Zeiten sauber protokolliert haben.




Fazit

Die Nutzung der Tempo Apps in Jira bietet umfassende Lösungen für die Projekt-, Aufgaben- und Budgetplanung sowie die Zeiterfassung und Auswertung. Bei der D4Digital GmbH setzen wir diese Apps nichts nur selbst ein, sondern haben auch erfolgreich Projekte realisiert, die diese Tools nutzen. Wenn auch Sie Ihr Projektmanagement dahingehend optimieren möchten, kontaktieren Sie uns. Wir unterstützen Sie selbstverständlich gerne bei der Implementierung und Optimierung Ihrer PM-Lösungen.

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