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Automatische Planung in Jira mit dem Capacity Planner und Automationen

Autorenbild: Benjamin DombrowskyBenjamin Dombrowsky

Warum eine automatisierte Planung in Jira sinnvoll ist

Viele Teams kämpfen mit ineffizienter Planung, sich ändernden Prioritäten und fehlender Transparenz in der Ressourcennutzung. Capacity Planner in Kombination mit Jira Automation hilft dabei, Aufgaben und Kapazitäten besser zu steuern, ohne dass ständig manuelle Anpassungen nötig sind. Besonders für kleinere Unternehmen ist diese Methode eine gute Alternative zu komplexeren Tools wie BigPicture.



1. So synchronisierst du Capacity Planner mit Jira-Issues

Damit sich Änderungen an Jira-Issues automatisch in Capacity Planner widerspiegeln, solltest du die bidirektionale Synchronisation aktivieren:


  1. Gehe zu den Capacity Planner Einstellungen.

  2. Aktiviere "Synchronisieren Sie individuelle Pläne mit Jira Issues".

  3. Falls gewünscht, setze Story Points oder Iteration Cycles als Fallback.

  4. Wähle die passenden Felder für die Synchronisation:

    • Startdatum → Startdatum aus dem Jira-Issue

    • Enddatum → Fälligkeitsdatum aus dem Jira-Issue

    • Geplanter Aufwand → Verbleibende Schätzung

    • Bearbeiter → Zugewiesene Person

  5. Speichere die Konfiguration.



Mehr Details zur Synchronisation findest du hier.


2. Automatische Berechnung der verbleibenden Schätzung mit Jira Automation


Warum diese Regel sinnvoll ist

Oft vergessen Teammitglieder, die verbleibende Schätzung zu aktualisieren. Mit einer Automatisierungsregel in Jira kannst du sicherstellen, dass diese Schätzung stets korrekt bleibt.


Regelbeschreibung

Die Regel überprüft, ob die verbleibende Schätzung leer ist, und berechnet sie automatisch auf Basis der ursprünglichen Schätzung und der bereits geleisteten Zeit. In den meisten Fällen wird der verbleibende Aufwand direkt vom System gesetzt, aber in speziellen Situationen – z. B. wenn kein Wert hinterlegt ist – greift die Berechnung ein.


Umsetzung in Jira Automation

  • Trigger: Wird ausgelöst, wenn ein Issue erstellt oder aktualisiert wird.

  • Bedingungen:

    1. Die verbleibende Schätzung ist leer.

    2. Die ursprüngliche Schätzung ist größer als 0.

  • Aktion: Berechnung der verbleibenden Schätzung mit folgender Formel:

    (Ursprüngliche Schätzung - Bereits geleistete Zeit) / 60




Zusätzlich sollte der verbleibende Aufwand regelmäßig aktualisiert werden, z. B. beim Buchen von Zeiten. Daher ist es ratsam, diesen Wert im Capacity Planner als Pflichtfeld zu definieren, um sicherzustellen, dass er stets korrekt gepflegt wird.


3. Team-Planung: Startdatum, Enddatum und Aufwand richtig setzen


Die wichtigsten Parameter für eine effiziente Planung

Damit dein Team effizient arbeiten kann, solltest du bei der Planung auf folgende Werte achten:

  • Startdatum: Wann beginnt die Arbeit an der Aufgabe?

  • Enddatum: Bis wann muss sie fertig sein?

  • Geschätzter Aufwand: Wie viel Zeit wurde ursprünglich dafür eingeplant?

  • Verbleibender Aufwand: Wie viel Zeit wird realistisch noch benötigt? (Automatisch berechnet, siehe oben, aber anpassbar)



Dank der Synchronisation mit Jira und der Automatisierung bleibt die Planung immer aktuell, ohne dass du oder dein Team ständig manuell nachjustieren müsst.


4. Vorteile der automatischen Planung mit Capacity Planner


Immer aktuelle Pläne

Durch die Verknüpfung von Capacity Planner und Jira Automation entfällt der manuelle Aufwand zur Aktualisierung der Planung. Das bedeutet:

  • Änderungen in Jira werden automatisch berücksichtigt.

  • Teams wissen immer, wie viel Kapazität noch verfügbar ist.

  • Manager haben eine bessere Entscheidungsgrundlage.


Dynamische Anpassung ohne Änderung von Start- und Enddaten

Wenn du Gesamte Planzeit = Verbleibende Schätzung setzt, passt sich der Plan dynamisch an den Fortschritt an, ohne dass sich Start- und Enddatum ungewollt verändern.


Mehr Transparenz für alle Beteiligten

Die Automatisierung sorgt für mehr Planbarkeit und weniger Überraschungen. Teams haben einen realistischen Überblick über ihre Aufgaben, während Manager und Projektleiter die Auslastung und den Projektfortschritt jederzeit nachvollziehen können.


Fazit: So setzt du es praktisch um

Wenn du Capacity Planner und Jira Automation kombinierst, erreichst du eine effiziente, realistische und wartungsarme Planung.


Nächste Schritte:

  1. Synchronisation aktivieren: Capacity Planner mit Jira verbinden.

  2. Automatisierung einrichten: Jira Automation zur Berechnung der verbleibenden Schätzung konfigurieren.

  3. Planung optimieren: Team-Kapazitäten anhand der aktuellen Schätzungen anpassen.

  4. Verbleibenden Aufwand als Pflichtwert markieren, um eine kontinuierliche Aktualisierung zu gewährleisten.


Diese Schritte sorgen dafür, dass dein Team effizienter arbeitet und sich auf das Wesentliche konzentrieren kann: die eigentliche Projektarbeit.


Weitere Ressourcen

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