Strukturierte Serviceprozesse

Ausgangslage

Ein wachsendes Unternehmen aus der Branche der Erneuerbaren Energien suchte nach einer Lösung, um die internen Serviceprozesse in verschiedenen Fachbereichen – insbesondere HR, Marketing, Vertrieb und Kundenservice – zu optimieren. Bisherige Abläufe waren häufig dezentral, personenabhängig und wenig transparent. Es fehlte an einem einheitlichen System zur strukturierten Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen.

Zielsetzung

Ziel des Projekts war der Aufbau einer zentrale Plattform für interne Services, die:

• Anfragen aus allen Fachbereichen strukturiert erfasst

• klare Verantwortlichkeiten und Fristen abbildet

• Transparenz über den Bearbeitungsstand schafft

• und langfristig skaliert und erweitert werden kann

Lösung

D4Digital entwickelte gemeinsam mit dem Kunden eine maßgeschneiderte Lösung auf Basis von Atlassian Jira Service Management, ergänzt durch gezieltes Enablement und Prozessberatung:

• Einführung eines Self-Service-Portals für strukturierte Anfragen aus HR, Marketing, Vertrieb und Kundenservice

• Definition klarer Workflows, SLAs und Rollen zur Steuerung der Bearbeitung

• Einrichtung von Dashboards und Reports zur Transparenz in allen Fachbereichen

• Schulung der Teams und Übergabe in den eigenständigen Betrieb

Ergebnisse

✔ Einheitliche Plattform für alle internen Serviceanfragen

✔ Deutlich reduzierter Koordinationsaufwand durch klare Prozesse

✔ Messbare Verbesserungen bei Durchlaufzeiten und Reaktionsgeschwindigkeit

✔ Hohe Akzeptanz im Unternehmen durch intuitive Bedienung

✔ Flexibel erweiterbar auf weitere Bereiche und Prozesse

Fazit

Das Projekt zeigt, wie digitale Tools wie Jira Service Management Unternehmen aus dem Bereich der Erneuerbaren Energien dabei unterstützen können, interne Services effizient und zukunftssicher aufzustellen – strukturiert, transparent und anpassungsfähig an zukünftiges Wachstum.