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IT-Serviceprozesse erfolgreich digitalisiert

Mit D4Digital hat die HGK eG ihre Support- und Kommunikationsprozesse modernisiert – skalierbar, transparent und effizient.

Über die HGK eG

Die HGK eG (Hotel- und Gastronomie-Kauf) ist Deutschlands größte genossenschaftlich organisierte Einkaufs- und Dienstleistungskooperation für die Hospitality-Branche. Mit mehr als 3.200 Mitgliedsbetrieben und über 500 Lieferanten ist die HGK ein starker Partner für Hotels, Restaurants und gastronomische Betriebe – immer mit dem Fokus auf wirtschaftliche Stärke und gemeinschaftliche Werte.


Projektziel

Ziel des Projekts war es, die internen IT- und Supportprozesse zu strukturieren, zu digitalisieren und auf eine zukunftssichere Cloud-Lösung umzustellen. Im Zentrum standen:

  • die Einführung von Atlassian Jira und Confluence,

  • die Integration externer Datenquellen und

  • die Automatisierung von Serviceprozessen über moderne Tools.


Herausforderungen

  1. Komplexe Kommunikation: Supportanfragen wurden bisher größtenteils per E-Mail abgewickelt – ohne zentrales Ticketsystem.

  2. Datenanbindung: Stammdaten aus einer externen Datenbank mussten in Echtzeit und medienbruchfrei in die neuen Service-Prozesse integriert werden.

  3. Vielfältige Support-Anforderungen: Für den hauseigenen „AllOrder“-Produktbereich war ein skalierbares und strukturiertes System zur Abwicklung verschiedener Supporttypen nötig.


Unsere Lösung

D4Digital setzte auf ein modulares Cloud-Setup, das flexibel erweiterbar ist:

  • Atlassian Cloud: Einführung von Jira Service Management, Confluence und Access als zentrale Plattform für Prozesse, Dokumentation und Berechtigungen.

  • Task Management: Aufbau eines einheitlichen Task Managements mit Jira und zielgerichteter Schulung des Teams.

  • AllOrder-Supportprozesse: Digitalisierung der Abläufe rund um Supportanfragen, Registrierung, Schulung und Kataloganforderung.

  • E-Mail-Kommunikation: Über „Email This Issue“ wurde eine Mail-Routing-Logik aufgebaut, die Kommunikation strukturiert in Vorgänge überführt.

  • Stammdateneinbindung: Per „External Data for Jira“ wurden Lieferanten- und Mitgliedsdaten integriert – inkl. automatischer Verknüpfung mit Vorgängen.


Mehrwerte für die HGK

✔ Strukturierte und transparente IT-Serviceprozesse

✔ Automatisierte Abläufe mit klaren Zuständigkeiten

✔ Verbesserte Kommunikation mit Mitgliedern und Lieferanten

✔ SLA-fähiger Kundensupport und nachvollziehbare Vorgangsdokumentation

✔ Skalierbare Cloud-Lösung mit Potenzial für weitere Services

Kundenstimme

Das Projekt war für die HGK ein voller Erfolg. Durch die modernen Cloud-Lösungen von Atlassian profitieren wir heute von deutlich effizienteren Abläufen. Die Beratung und Umsetzung durch D4Digital waren jederzeit professionell, strukturiert und lösungsorientiert. Wir sehen in D4Digital einen langfristigen Partner für unsere digitale Weiterentwicklung. Subahar Parameswaran, Prokurist & Leiter IT-Abteilung, HGK eG


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