Effizientes Anforderungsmanagement für IT und Fachbereiche

Ausgangslage

Ein großer deutscher Versicherungskonzern stand vor der Herausforderung, die Vielzahl an Anforderungen aus den Fachbereichen effizient mit der IT zu koordinieren. Bis dato wurden Bedarfe häufig unsystematisch per E-Mail, in Meetings oder über manuelle Listen gemeldet. Die Folge: fehlende Nachvollziehbarkeit, unklare Verantwortlichkeiten und keine einheitliche Bewertungsgrundlage.

Gesucht wurde eine skalierbare Lösung, die Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen strukturiert erfasst, bewertet, priorisiert und – bei Relevanz – nahtlos in bestehende IT-Prozesse überführt.

Lösung

D4Digital entwickelte und implementierte ein standardisiertes Anforderungsmanagement auf Basis von Jira Service Management und Confluence, das speziell auf die Anforderungen komplexer Konzernstrukturen zugeschnitten ist:

• Zentrales Anforderungsportal für alle Fachbereiche

  Über ein benutzerfreundliches Jira-Formular können Bedarfe strukturiert eingereicht werden – ohne technische Hürden.

• Transparenter Bewertungs- und Priorisierungsprozess

  Ein definierter Jira-Workflow sorgt für klare Schritte: Prüfung, Bewertung durch IT, Priorisierung mit Beteiligten, Entscheidung.

• Nahtlose Übergabe in Umsetzung

  Qualifizierte Anforderungen werden direkt in Change-Tickets oder IT-Projekte überführt – ohne Medienbruch und Informationsverlust.

• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit in Confluence

  Entscheidungen, Bewertungen und Kontextinformationen werden pro Anforderung sauber abgelegt und versioniert dokumentiert.

• Automatisierte Kommunikation & Statusverfolgung

  Beteiligte werden automatisch über den Fortschritt ihrer Einreichungen informiert – ohne manuelle Rückfragen.

Ergebnis

Das neue Anforderungsmanagement schafft eine einheitliche Plattform für IT-nahe Initiativen und stellt sicher, dass fachliche Bedarfe nachvollziehbar bewertet und effizient gesteuert werden. Gleichzeitig wurde der Abstimmungsaufwand reduziert und die Transparenz für alle Beteiligten erhöht. Fachbereiche profitieren von klaren Rückmeldungen, die IT von besser vorbereiteten und priorisierten Anforderungen.

Highlights

• Zentrale Plattform zur strukturierten Erfassung von IT-Anforderungen

• Reduktion manueller Abstimmungen und Rückfragen

• Konsistenter Bewertungs- und Entscheidungsprozess

• Nahtlose Anbindung an bestehende ITSM- und Projektstrukturen

• Höhere Transparenz, verbesserte Planbarkeit, schnellere Umsetzung