Ein wachsendes Unternehmen aus der Branche der Erneuerbaren Energien stand vor der Herausforderung, seine Unternehmensprozesse zu skalieren, die Effizienz zu steigern, die Transparenz zu verbessern und die Abläufe systematisch zu optimieren.
Das Ziel: Nachhaltiges Wachstum und eine kontinuierliche Qualitätssicherung in allen Bereichen. Mithilfe der Atlassian-Tools Jira, Confluence, Trello und Bitbucket gelang es, die Prozesse von der Managementebene über die Kernprozesse bis hin zu den Supportprozessen effizient zu gestalten und für die Zukunft optimal aufzustellen.
Bei der Konzeption und Ausgestaltung der neuen Unternehmensprozesse haben wir uns bewusst an einem Prozesshaus-Modell orientiert. Dieses Modell diente als strukturelles Fundament, um sicherzustellen, dass alle Prozesse nicht nur klar dokumentiert und visualisiert, sondern auch durch die Atlassian-Tools effizient abgebildet und unterstützt werden. Ziel war es, die Arbeitsabläufe systematisch zu gestalten, Automatisierungen zu ermöglichen und eine nahtlose Integration von Compliance-Vorgaben sicherzustellen. Durch die enge Verknüpfung der Prozesse mit den Tools konnten zudem dauerhafte Reportingmöglichkeiten geschaffen werden, die es dem Unternehmen ermöglichen, den Fortschritt regelmäßig zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. So entsteht eine langfristige Grundlage für Qualitätssicherung und Wachstum.
Projektziele im Überblick
Skalierbarkeit: Prozesse so strukturieren, dass sie mit dem Unternehmenswachstum mithalten können.
Effizienzsteigerung: Arbeitsabläufe schneller und zielgerichteter gestalten, um Ressourcen optimal zu nutzen.
Verbesserung der Transparenz und Abläufe: Klare Prozesse und Dokumentation für bessere Nachvollziehbarkeit und Zusammenarbeit.
Optimierte Prozessgestaltung: Standards etablieren, um ein hohes Maß an Qualität und Flexibilität sicherzustellen.
Qualitätsmanagement: Ständige Kontrolle und Anpassung der Prozesse, um langfristig Qualität und Kundenorientierung zu gewährleisten.
Übersicht der optimierten Unternehmensprozesse
Im Rahmen des Projekts wurden verschiedene Prozesse auf Management-, Kern- und Supportebene optimiert, um Skalierbarkeit, Effizienz und Transparenz zu gewährleisten. Die folgenden Prozesse wurden gezielt angepasst und mithilfe der Atlassian-Tools unterstützt:
Managementprozesse:
Strategieplanung
Dokumentation und Verfolgung der strategischen Ziele.
Transparente Abstimmung im Führungsteam.
Fortschrittsverfolgung und Reporting in Jira.
Projektplanung und -management
Strukturierte Projektübersicht und klare Verantwortlichkeiten.
Effiziente Ressourcenplanung und Zeiterfassung.
Früherkennung von Engpässen und Verzögerungen.
Kernprozesse:
Entwicklung und technisches Projektmanagement
Verbesserte Zusammenarbeit durch Verknüpfung von Jira und Bitbucket.
Echtzeit-Tracking von Entwicklungsfortschritten.
Automatisierte Workflows und Statusupdates.
Vertrieb
Übersichtliche Verwaltung von Kundenanfragen und Abschlüssen.
Nachvollziehbare Verkaufsprozesse und klar definierte Phasen.
Schnelle Reaktionsfähigkeit durch einfache Visualisierung.
Anlagenwartung und Servicierung (Service & Support)
Zentrales Management von Wartungsanfragen in Jira.
Präventive Wartungsplanung durch umfassende Dokumentation der Anlagenhistorie.
Effizientere Serviceeinsätze durch klare Zuweisung und Nachverfolgung.
Supportprozesse:
Inhouse IT-Support
Zentrale Erfassung und Priorisierung von IT-Anfragen.
Schnellere Bearbeitung und Transparenz für Mitarbeiter.
Verbesserte IT-Prozessdokumentation und Automatisierung.
Personalwesen (HR)
Strukturierte Dokumentation von Personalprozessen in Confluence.
Effizienter Onboarding-Prozess mit zentraler Informationsbereitstellung.
Reibungsloses Recruiting und Verwaltung von Stellenausschreibungen.
Marketing
Planung und Verwaltung von Marketingkampagnen in Trello.
Klarer Überblick über laufende Kampagnen und Aufgabenverteilung.
Effiziente Umsetzung und Reporting der Kampagnenergebnisse.
Einblick in die Prozesse und Lösungsansätze
1. Managementprozesse: Strukturierte Planung und Umsetzung
Strategieplanung
Ziel: Klare und nachvollziehbare Ausrichtung des Unternehmens auf zukünftiges Wachstum.
Lösung: Mit Confluence wurden strategische Ziele dokumentiert und für das Management-Team zugänglich gemacht. Dies förderte die Transparenz und erleichterte die strategische Abstimmung. Durch die Verknüpfung mit Jira wurden die Ziele in konkrete Aufgaben und Meilensteine überführt, was den Fortschritt messbar machte und für eine ständige Kontrolle sorgte.
Projektmanagement
Ziel: Effiziente Steuerung und Skalierung von Projekten, um Wachstum zu fördern und Ressourcen optimal zu nutzen.
Lösung: In Jira wurden die Projekte mit klaren Verantwortlichkeiten und Meilensteinen strukturiert. Dies erleichterte die Skalierbarkeit der Projektabläufe, da neue Projekte einfach hinzugefügt und verwaltet werden konnten, ohne dass der Überblick verloren ging. Die Transparenz im Projektmanagement half dem Management, frühzeitig auf Engpässe zu reagieren und die Effizienz kontinuierlich zu steigern.
2. Kernprozesse: Optimierung der operativen Abläufe
Entwicklung und technisches Projektmanagement
Ziel: Enge Zusammenarbeit zwischen der Entwicklung und den Projektmanagern, um die Effizienz zu erhöhen und gleichzeitig die Transparenz zu verbessern.
Lösung: Bitbucket und Jira ermöglichten eine nahtlose Verbindung zwischen der Versionskontrolle des Codes und der Verfolgung von Entwicklungsaufgaben. Dies verbesserte die Nachvollziehbarkeit der Entwicklungsprozesse und trug zur Qualitätssicherung bei. Dank der Echtzeit-Einblicke konnten potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.
Vertrieb
Ziel: Den Verkaufsprozess effizient und transparent gestalten, um die Skalierbarkeit und die Reaktionsfähigkeit des Vertriebs zu steigern.
Lösung: Mit Trello wurde der gesamte Verkaufsprozess visualisiert. Jede Phase des Verkaufsprozesses, von der Erstansprache bis zum Vertragsabschluss, wurde übersichtlich abgebildet. So behielt das Vertriebsteam jederzeit den Überblick über offene Anfragen, was die Effizienz im Umgang mit Kundenanfragen erhöhte.
Wartung und Servicierung von Anlagen
Ziel: Systematische Wartungsplanung und Serviceeinsätze zur Sicherung der Qualität der Anlagen und zur Verbesserung der langfristigen Prozesssteuerung.
Lösung: Jira ermöglichte es, alle Wartungsanfragen und geplanten Servicearbeiten zentral zu erfassen und zu verwalten. Durch die klare Zuweisung von Aufgaben und die Dokumentation der Wartungshistorie wurde die Transparenz in der Anlagenwartung erheblich gesteigert. Langfristig konnten präventive Maßnahmen geplant und damit die Qualität der Anlagen aufrechterhalten werden.
3. Supportprozesse: Optimierung interner Abläufe zur Steigerung der Effizienz
Inhouse IT-Support
Ziel: Verbesserung der Reaktionszeiten im IT-Support, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Lösung: Mit Jira Service Management wurden IT-Anfragen zentral erfasst und priorisiert. Dies steigerte nicht nur die Effizienz des IT-Teams, sondern sorgte auch für eine verbesserte Transparenz gegenüber den Nutzern, die den Status ihrer Anfragen jederzeit einsehen konnten.
Personalwesen (HR)
Ziel: Effiziente und transparente Personalprozesse, die mit dem Unternehmenswachstum skalieren.
Lösung: Confluence diente als zentrale Plattform für alle HR-Dokumente und -Prozesse, vom Recruiting bis hin zum Onboarding. Durch die zentrale Speicherung und Dokumentation konnte das HR-Team seine Abläufe optimieren und sicherstellen, dass alle Abteilungen die benötigten Informationen schnell und einfach abrufen konnten.
Marketing
Ziel: Effiziente Planung und Durchführung von Marketingkampagnen zur Unterstützung des Unternehmenswachstums.
Lösung: Trello bot eine einfache Möglichkeit, Marketingkampagnen strukturiert zu planen und in Aufgaben aufzuteilen. Jede Kampagne wurde in einzelne Schritte gegliedert, die klar zugewiesen und nachverfolgt wurden. Dies erhöhte die Effizienz im Marketing und sorgte für eine bessere Abstimmung im Team.
Ergebnisse im Überblick:
Skalierbare Prozesse, die mit dem Unternehmenswachstum mithalten.
Effizienzsteigerung durch klare Strukturen und optimierte Abläufe.
Verbesserte Transparenz in allen Unternehmensbereichen durch übersichtliche Dokumentation.
Optimierte Prozessgestaltung, die langfristig die Qualität und Flexibilität sichert.
Kontinuierliches Qualitätsmanagement durch ständige Überwachung und Verbesserung der Abläufe.
Wir verfolgen in Projekten wie diesem einen klar strukturierten Ansatz, um die bestmöglichen Ergebnisse für unsere Kunden zu erzielen. Zu Beginn führen wir intensive Interviews und Workshops mit den relevanten Stakeholdern auf allen Unternehmensebenen. Dies ermöglicht uns, ein tiefes Verständnis für die bestehenden Prozesse, Herausforderungen und Anforderungen zu gewinnen. Anschließend führen wir detaillierte Prozessanalysen durch, um ineffiziente Abläufe zu identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzuzeigen.
Darauf aufbauend entwickeln wir maßgeschneiderte Optimierungsvorschläge und stellen sicher, dass diese den Anforderungen des Qualitätsmanagements und der Compliance gerecht werden. Im nächsten Schritt setzen wir die Atlassian-Tools auf, um die neuen Prozesse optimal zu unterstützen und Automatisierungen zu integrieren. Unser Ansatz endet jedoch nicht mit der Implementierung – wir begleiten unsere Kunden durch kontinuierliche Verbesserungsschleifen, indem wir regelmäßiges Feedback einholen, Anpassungen vornehmen und sicherstellen, dass die neuen Prozesse langfristig effizient bleiben und den Unternehmenszielen entsprechen.
Fazit: Skalierbare und effiziente Prozesse dank Atlassian-Tools
Durch die umfassende Prozessoptimierung mit den Atlassian-Tools konnte das Unternehmen nicht nur die Effizienz seiner Abläufe erheblich steigern, sondern auch eine klare Grundlage für zukünftiges Wachstum schaffen. Die Einführung von Jira, Confluence, Trello und Bitbucket führte zu einer deutlichen Verbesserung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit in allen Unternehmensbereichen. Die Abläufe wurden systematisch dokumentiert und optimiert, was die Skalierbarkeit des Unternehmens nachhaltig sicherstellte.
Comments