Bei D4Digital haben wir kürzlich ein umfangreiches Projekt abgeschlossen, in welchem wir unterschiedliche Abteilungen und Teams in der Optimierung der Prozesse beraten durften. Unser Ziel war es, die Prozesse in den Bereichen Human Resources HR, Beschaffung, Projektmanagement und Kundenservice eines Unternehmens aus der Industrie zu optimieren und zu digitalisieren. Das Ergebnis sind nicht nur effizientere und transparentere Abläufe, sondern auch eine signifikante Verbesserung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. In diesem Artikel möchten wir einen detaillierten Blick darauf werfen, wie wir dieses Ziel erreicht haben.
Methodisches Vorgehen
1. Erfassung von Unternehmensabläufen
Der erste Schritt zur Optimierung der Geschäftsprozesse ist die genaue Erfassung der bestehenden Abläufe. Hierbei geht es darum, ein klares Bild darüber zu erhalten, wie Aufgaben und Prozesse innerhalb Ihrer Organisation ablaufen.
2. Analyse und Optimierung der Prozesse
Nach der Erfassung der Daten folgt die Analysephase. Hier identifizieren wir Ineffizienzen und Engpässe in Ihren Abläufen. Basierend auf diesen Erkenntnissen entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen, die darauf abzielen, Ihre Prozesse nicht nur effizienter zu gestalten, sondern auch flexibler und skalierbarer zu machen. Durch die Optimierung der Prozesse können Kosten gesenkt, Fehlerquoten reduzieren und die Durchlaufzeiten verbessert werden.
3. Digitalisierung der optimierten Prozesse
Der letzte Schritt ist die Digitalisierung der optimierten Prozesse. Die Digitalisierung ermöglicht eine weitere Automatisierung von Prozessen und erleichtert die Integration neuer Technologien in die Zukunft. Hier erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden eine passende Tool-Strategie, welche abhängig von der IST-Umgebung und den individuellen Anforderungen gewählt wird. Durch die Implementierung dieser digitalen Tools kann sichergestellt werden, dass Prozesse kontinuierlich überwacht und angepasst werden, um den sich ändernden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.
Das Ergebnis: Optimierte und digitalisierte Prozesse
1. Human Resources (HR): Automatisierung und Personalentwicklung
Im HR-Bereich haben wir begonnen, indem wir die Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesse digitalisiert haben. Durch den Einsatz von automatisierten Tracking-Systemen können Bewerbungen effizienter bearbeitet und die besten Talente schneller identifiziert werden. Ein Online-Onboarding-System erleichtert neuen Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen, indem es ihnen ermöglicht, alle notwendigen Informationen digital zu erhalten und Trainingsmodule bereits vor ihrem ersten Arbeitstag zu absolvieren. Diese Änderungen haben nicht nur die Einarbeitungszeit verkürzt, sondern auch die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter gesteigert. Zusätzlich haben wir in einem Service-Portal die Möglichkeit zur Verfügung gestellt, Mitarbeiteranliegen (wie z.B. das Einbringen von Ideen/Ideenmanagement) zentral entgegenzunehmen und konsolidiert zu verarbeiten.
2. Beschaffung: Effizienz durch digitale Prozesse
Über ein Self-Service-Portal haben wir für die IT-Abteilung unseres Kunden die eingehenden Beschaffungsanfragen in einem Prozess abgebildet, welcher die verschiedenen Anforderungen wie z.B. ein 4-Augen-Prinzip bei Freigabe größerer Anschaffungen (Budgetgrenzen) oder individuelle Reports abbildet. Das Portal und die dahinter liegenden Prozesse ermöglichen so eine deutlich effizientere Bearbeitung der Anfragen, bei erhöhter Transparenz und Auswertbarkeit.
3. Projektmanagement: Strukturierte Prozesse und klare Kommunikation
Die Optimierung im Projektmanagement war ein weiterer entscheidender Aspekt unseres Projekts. Hier implementierten wir ein Tool, welches die zentrale Plattform für die Planung, Überwachung und Berichterstattung von Projekten darstellt. Dieses Tool ermöglichte es den Teams, auf einer einheitlichen Plattform zu kollaborieren, Zugriff auf alle relevanten Dokumente zu haben und den Projektfortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Durch die verbesserte Terminplanung und Ressourcenzuweisung konnten Projekte schneller und unter Einhaltung des Budgets abgeschlossen werden.
4. Kundenservice: Schneller, smarter und kundenfreundlicher
Im Bereich Kundenservice haben wir ein Portal-System eingeführt, das alle Kundeninteraktionen zentralisiert. Dieses System bietet die Automatisierungen von Antworten auf häufig gestellte Fragen und zur Weiterleitung komplexerer Anfragen an den richtigen Ansprechpartner. Die Abbildung von klaren und transparenten Prozessen, sorgt für eine stringente und effektive wie effiziente Bearbeitung der eingehenden Anfragen. Verantwortlichkeiten sind klar geregelt und dokumentiert. Die Kundenkommunikation folgt vorgegebenen Mustern und die Qualität der Bearbeitung wird mittels SLAs überwacht und im Bedarfsfall an die verantwortlichen Personen eskaliert.
Fazit und Weiterentwicklung
Durch die Digitalisierung und Optimierung dieser Schlüsselbereiche konnten wir nicht nur die internen Prozesse unseres Kunden effizienter und transparenter gestalten, sondern auch die Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterengagement deutlich steigern. Die Einführung dieser technologischen Lösungen hat zudem eine Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen geschaffen, da datengestützte Entscheidungen nun schneller und fundierter getroffen werden können.
Das Projekt zeigt, dass die digitale Transformation in allen Unternehmensbereichen nicht nur eine strategische Notwendigkeit, sondern auch eine Chance für Wachstum und Innovation ist. Bei D4Digital sind wir stolz darauf, unseren Kunden nicht nur Technologien zur Verfügung zu stellen, sondern auch strategische Partnerschaften zu bieten, die echte Veränderungen bewirken.
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