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Image by Alex Kotliarskyi

Digitaler Beschaffungsprozess

Unser digitaler Beschaffungsprozess transformiert und optimiert die Beschaffungsaktivitäten Ihres Unternehmens durch den Einsatz einer modernen, flexiblen Lösung, basierend auf Atlassian Jira. Diese Umgebung ist darauf ausgerichtet, den gesamten Einkaufsprozess von der Anforderung bis zur Genehmigung digital zu erfassen, zu verwalten und zu überwachen. Darüber hinaus ermöglicht sie eine präzise Zuordnung der Beschaffungsvorgänge zu verschiedenen Kostenträgern, Projekten oder Aufträgen, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Kontrolle gewährleistet wird. Durch die Integration von bewährten Verfahren wie dem 4-Augen-Prinzip zur Freigabe stellen wir sicher, dass alle Beschaffungsentscheidungen sorgfältig geprüft und validiert werden, um Risiken zu minimieren und die Integrität des Prozesses zu wahren.

Mehwert für Ihr Unternehmen:

  1. Optimierung des Beschaffungsprozesses: Durch die Digitalisierung und Automatisierung wird der Beschaffungsprozess beschleunigt, was zu einer Reduktion der Durchlaufzeiten führt.

  2. Erhöhte Transparenz und Kontrolle: Eine klare Sichtbarkeit aller Beschaffungsvorgänge ermöglicht eine effektive Überwachung und Steuerung der Ausgaben sowie eine verbesserte Compliance.

  3. Risikominimierung: Das 4-Augen-Prinzip und die detaillierte Dokumentation aller Vorgänge tragen dazu bei, Fehler und Betrug zu vermeiden und die Integrität des Beschaffungsprozesses zu sichern.

  4. Verbesserte Zusammenarbeit: Die zentrale Plattform fördert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, verbessert die Kommunikation und unterstützt eine effiziente Entscheidungsfindung.

  5. Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Lösung passt sich den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens an und unterstützt das Wachstum ohne zusätzlichen administrativen Aufwand.

 

Der digitale Beschaffungsprozess, basierend auf Atlassian Jira, bietet eine zukunftsorientierte Lösung, die nicht nur die Effizienz und Transparenz Ihres Einkaufsprozesses verbessert, sondern auch die Compliance und die finanzielle Kontrolle verstärkt. Mit unserer Expertise und einem tiefen Verständnis für digitale Prozessoptimierung sind wir der ideale Partner, um Ihr Beschaffungswesen auf die nächste Stufe zu heben.

Digitale Erfassung von Beschaffungsanforderungen

Ermöglicht es den Mitarbeitern, Bedarfsanmeldungen einfach und schnell digital einzureichen, wobei alle relevanten Informationen und Dokumente in einem zentralen System erfasst werden.

4-Augen-Prinzip zur Freigabe

Dieses Prinzip wird implementiert, um eine doppelte Kontrolle und Genehmigung von Beschaffungsvorgängen zu gewährleisten. Durch die Einbindung von mindestens zwei berechtigten Personen in den Freigabeprozess werden die Sicherheit und die Qualität der Beschaffungsentscheidungen signifikant erhöht.

Flexible Workflow-Gestaltung

Die Workflows werden individuell nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens konfiguriert, um den Beschaffungsprozess effizient und effektiv zu gestalten. Dies umfasst die Anpassung der Genehmigungsstufen, Prüfkriterien und Eskalationsverfahren.

Integration mit bestehenden Systemen

Unsere Lösung lässt sich nahtlos in bestehende Finanz-, ERP- und Lagerverwaltungssysteme integrieren, um einen konsistenten Datenfluss und eine umfassende Prozessintegration zu gewährleisten.

Transparente Zuordnung und Nachverfolgung

Die Möglichkeit, Beschaffungsvorgänge eindeutig Kostenträgern, Projekten oder Aufträgen zuzuweisen, bietet eine klare Übersicht über die finanziellen Verpflichtungen und erleichtert die Budgetkontrolle und -planung.

Umfassende Berichterstattung und Analysen

Jira ermöglicht die Erstellung detaillierter Berichte und Analysen, die einen tiefen Einblick in den Beschaffungsprozess bieten, von der Ausgabenverteilung bis hin zur Lieferantenleistung, und unterstützt so strategische Entscheidungen.

Kontaktieren Sie uns, für einen unverbindlichen Austausch.

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